Внедрение обязательного электронного документооборота: готов ли российский малый бизнес?

Согласно сделанному заявлению представителей ФНС, в России с 2024 года вводится обязательный электронный документооборот (ЭДО). Данное решение не должно отразиться на деятельности российского крупного бизнеса. Такие компании давно используют ЭДО в своей работе, так как это позволяет сократить ряд издержек. Однако мелкий бизнес, возможно, не сможет оперативно перевести документооборот в электронный вид. Аналитики провели исследование, в ходе которого выяснили степень готовности небольших компаний к внедрению ЭДО.

Как часто бизнес использует ЭДО сейчас

Статистика показывает, что российский малый бизнес порядка 13,6% первичных документов (акты, счета-фактуры и другие) передает в электронном виде. Этот показатель показывает, что компании постепенно переходят на ЭДО. Тем более что порядка 41% клиентов бизнеса не менее одного раза получали первичные документы в электронном виде.

Но при детальном анализе становится понятным, что компании пока не готовы к ЭДО. Дело в том что только 1% контрагентов получает электронные документы. В остальных случаях вся информация передается на бумажных носителях. То есть бизнес готов задействовать ЭДО только, когда возникает необходимость в отправке большого количества документов.

Электронные документы чаще получают, чем отправляют

Из 17,5% входящих электронных документов порядка 30,4% приходится на счета-фактуры и УПД. При этом малый бизнес реже отправляет такую документацию. В общей доле оборота на исходящий ЭДО приходится только 6,1%. Чаще бизнес отправляет в электронном виде акты выполненных работ (7% от объема).

К ЭДО лучше подготовлены ИП

Статистика показывает, что индивидуальные предприниматели чаще используют ЭДО, чем мелкий бизнес типа ООО: 6,2% против 5,5% соответственно. ИП примерно в 3 раза чаще принимают электронные документы (26,7% против 9,8%). То есть предприниматели давно и активно используют ЭДО. Причем практически 88% от общего числа входящих электронных документов приходится на УПД и счета-фактуры.

Мелкий бизнес охотнее использует ЭДО

Мелкий бизнес с небольшим оборотом охотнее использует электронные документы, чем крупный. Статистика показывает, что по мере увеличения доходов количество совершенных операций по ЭДО снижается.

Бизнес из небольших городов активнее использует ЭДО

Результаты аналитического исследования показывают, что столичные и подмосковные предприниматели реже используют ЭДО, чем ИП и компании из регионов. Чаще электронные документы получает и отправляет бизнес из городов с населением до миллиона человек. На эти компании приходится 155% от среднего показателя по стране. Столичные и подмосковные предприниматели совершают подобные операции в 89,7% случаев. На бизнес из Санкт-Петербурга и Ленинградской области приходится до 79,4%. В городах-миллионниках эти операции совершают в 74% случаев.

Причина такой корреляции, вероятно, обусловлена стремлением бизнеса сократить издержки. Если компания работает с фирмой из другого города, то логичнее выглядит отправка документов в электронном, а не бумажном виде.

Бизнес, который чаще использует ЭДО

Аналитики по результатам исследования определили виды бизнеса, которые чаще используют ЭДО:

• компании, проводящие операции с недвижимостью (23,3% документов отправляется по ЭДО, или 172,2% от среднего по стране);
• бизнес-услуги (17,2% и 126,6% соответственно);
• научные разработки и услуги консалтинга (14,5% и 108,1% соответственно).

Реже к ЭДО прибегают:

• заведения общепита (3,4% и 24,7%);
• сектор розничной торговли (9,4% и 69,4%);
• строительные компании (10,8% и 79,5%).

Отчасти именно из-за отказа от использования ЭДО общепит и строительные компании сегодня находятся под пристальным вниманием со стороны ФНС, так как налоговая не может отследить все денежные потоки из-за отсутствия доступа к документам.

Уровень готовности малого бизнеса к внедрению ЭДО

Несмотря на то, что электрификация многих процессов началась давно, российский малый и средний бизнес все еще больше доверяет бумажным носителям. Поэтому внедрение обязательного ЭДО может привести к достаточно серьезным проблемам, которые придется разрешать ФНС.

Несмотря на приведенные данные статистики, ситуация на российском рынке постепенно меняется в пользу увеличения доли электронных документов в общем обороте.

Отчасти это можно объяснить удобством. Электронные документы можно быстро передавать между компаниями, неся минимальные издержки. Попутно внедрению ЭДО способствует и ФНС. Налоговая служба сегодня принимает многие отчетные документы только в электронном виде.